회의, 줄이되 제대로 하자 – ‘시간 먹는 하마’를 다스리는 기술

회의가 문제냐고? 아니, ‘불필요한 회의’가 문제다

언제부턴가 회의는 ‘일’의 상징이자
생산성의 천적이 되어버렸다.

• 주간 회의
• 프로젝트 킥오프 회의
• 실적 점검 회의
• 부서 간 협의 회의
• 보고 회의

하루 종일 회의만 하다 보면
정작 내가 해야 할 일은 한 줄도 못 한다.

나는 콘텐츠 디렉터로 일하면서
하루에 평균 5~6번 회의를 소화하던 시절이 있었다.
그때 느낀 점은 명확했다.

“회의가 많은 게 문제가 아니다.
회의가 쓸데없이 길고, 많고, 비효율적인 게 문제다.”

회의가 많을수록 ‘일한 척’은 잘 되지만
결과물은 늘 지연되었다.
게다가 회의가 끝나도

“그래서 누가 뭘 하는 거지?”
라는 혼란이 남았다.

회의는 필요한 일이다.
하지만 무조건 다 줄이면 되는 게 아니다.
효율적으로 줄이고,
남긴 회의는 제대로 해야 한다.

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회의 안건, ‘3초 룰’로 살려낼 것만 남겨라

회의를 줄이려면 가장 먼저 해야 할 일은
“이 회의를 꼭 해야 하나?”
자문하는 것이다.

나는 이걸 ‘3초 룰’이라고 부른다.
회의를 잡기 전 이렇게 자신에게 묻는다.

“지금 하려는 이 회의의 목적이 뭐지?”
“3초 안에 답변할 수 없다면, 회의 잡지 마라.”

예를 들어 보자.

• “정보 공유” → 메일이나 슬랙으로 충분
• “결정해야 한다” → 회의 필요
• “보고하기 위해” → 문서 전달로 대체 가능
• “아이디어가 필요하다” → 회의 가능, 단시간 제한 필요

이 간단한 질문만으로도
회의를 50% 이상 줄일 수 있다.

회의가 무조건 필요한 경우라도
안건은 반드시 구체적으로 적는다.
‘논의’ 같은 애매한 단어 대신

“A 프로젝트 일정 결정”
“신제품 기능 우선순위 3가지 선정”처럼 구체적이어야 한다.

회의는 목적이 명확해야
짧고 강력해진다.

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회의 시간 단축의 비밀은 ‘90% 사전 작업’에 있다

사람들은 종종 착각한다.

“회의에 모여서 생각을 모으면 되지.”

아니다.
회의 시간의 90%는 사전 작업으로 결정된다.

나는 팀에 늘 이렇게 말한다.

“회의는 의사결정의 장이지
생각을 처음부터 시작하는 자리가 아니다.”

1. 자료는 무조건 미리 배포하라

나는 회의 초대장을 보낼 때
꼭 자료를 첨부한다.
그리고 메일에 적는다.

“회의 전에 반드시 검토해 주세요.
회의는 이 자료를 기반으로 결정을 내리기 위함입니다.”

이렇게 하면
회의 때 “자료 좀 설명해 주세요”라는
시간 낭비 멘트가 줄어든다.

2. 사전 질문 리스트 만들기

자료를 보낸 뒤,
참석자들에게 질문을 미리 받는다.

예시:

“자료 검토 후, 궁금한 점을
슬랙이나 메일로 남겨주세요.”

이 질문을 모아
회의 때 바로 답변하거나
추가로 의논할 주제로 삼는다.

회의에서 갑자기 던져진 질문은
길어질 수밖에 없다.
미리 수집해서 줄이는 게 핵심이다.

3. 회의 안건별 시간 배정

회의 초대장에
안건별 시간을 쓴다.

markdown 1. A 프로젝트 일정 결정 (10분)  2. 신규 제안 검토 (5분)  3. 이슈 공유 (5분)

이렇게 하면

참석자들이 시간 감각을 잃지 않는다.

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회의는 ‘결정’으로 끝내라 – 액션 아이템 없는 회의는 독이다

나는 몇 년 전
무려 2시간짜리 회의를 한 적이 있다.
끝나고 보니 다들 고개만 끄덕였을 뿐
아무도 뭘 해야 할지 몰랐다.

그때부터 나는 원칙을 세웠다.

“회의는 반드시 액션 아이템을 남기고 끝낸다.”

액션 아이템이란 무엇인가?

간단하다.

• 누가
• 무엇을
• 언제까지

이 세 가지가 명확해야 한다.

[액션 아이템] - 홍길동: A 프로젝트 일정표 작성, 이번 주 금요일까지 - 김철수: 신규 제안 내용 정리 후 공유, 수요일까지

이렇게 안 적으면
다음 회의에서 또 똑같은 얘기를 하게 된다.
그건 회의가 아니라 회전목마다.

액션 아이템 작성 방법

나는 회의 중에도 실시간으로 적는다.
구글 독스나 노션 등을 열어
참석자들이 같이 볼 수 있게 한다.

그리고 회의가 끝나기 전
이렇게 확인한다.

“방금 적은 액션 아이템 확인해 주세요.
이대로 진행하면 될까요?”

이 과정을 빼먹으면
대부분의 회의는 바로 무효가 된다.

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회의 줄이기의 마지막 비밀 – ‘문화’가 바뀌어야 한다

여기까지 이야기하면
많은 사람이 이렇게 말한다.

“아, 좋은데… 우리 회사에선 안 돼요.”

맞다.
회의를 줄이는 건 개인의 힘만으로는 어렵다.
조직의 문화가 바뀌어야 가능하다.

회의 문화, 이렇게 바꿔보자

1. ‘회의 없는 날’을 만들어라

일주일에 하루 정도는
아예 회의를 안 잡는 날로 정하자.
나는 팀에서 매주 수요일을
No Meeting Day로 정했다.

이날엔

• 집중 작업
• 전략 기획
• 학습 시간

이런 데 몰두할 수 있다.
생산성이 체감할 정도로 높아진다.

2. 누구든 “이 회의 필요 없지 않나요?”라고 말할 수 있어야 한다

회의가 관성처럼 잡히는 이유는
말하기가 쉽지 않기 때문이다.

“이거 안 해도 되지 않나요?”
라고 말할 수 있는 문화를
팀장이 앞장서서 만들어야 한다.

3. 회의 기록을 반드시 공유하라

회의록이 없으면
회의를 두 번, 세 번 반복하게 된다.
나는 매번 회의 후
2시간 이내에 회의록을 공유한다.

[회의 요약]  - 결정 사항:  - 액션 아이템:  - 미결사항:

회의록이 쌓이면
중복 회의를 크게 줄일 수 있다.

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회의를 줄인 만큼 얻는 자유

나는 회의를 효율적으로 줄이고 나서
하루가 달라졌다.

• 오전에 내 일에 집중할 시간이 생겼고
• 팀원들과 아이디어를 다듬을 시간이 생겼으며
• 무엇보다 ‘일했다는 허상’ 대신
  실제 성과가 보이기 시작했다

여전히 회의는 필요하다.
하지만 무턱대고 모이는 건 이제 사치다.
그건 시간, 돈, 에너지를 버리는 일이다.

회의를 줄인다는 건
곧 내 삶과 조직의 효율을 되찾는 일이다.

혹시 지금도

“왜 이렇게 회의가 많지?”
라며 한숨짓고 있다면
오늘부터 이 질문을 던져보자.

“이 회의… 정말 필요한가?”

그리고 불필요한 회의를 과감히 없애고,
남은 회의는 단단하게 운영하자.

그때 당신은 느낄 것이다.
회의가 줄어든 만큼
자유와 성과가 커진다.