트렐로(Trello) 완전 정복 – 일 잘하는 사람들의 비밀 도구
1. 왜 우리는 늘 일에 쫓길까? – 머릿속 관리의 한계
“오늘도 하루 종일 바빴는데 뭐 하나 제대로 끝낸 게 없어.”
혹시 이런 생각, 자주 하지 않는가?
나는 과거에 늘 그랬다.
할 일은 계속 생기는데, 뭔가 정리도 안 되고 머릿속은 복잡했다.
매번 급한 일부터 처리하다 보면 중요한 일은 밀리고, 퇴근 후에는 기운이 쭉 빠졌다.
왜일까?
뇌의 용량은 생각보다 작다
심리학 연구에 따르면 인간의 뇌는 한 번에 7±2개의 정보밖에 유지하지 못한다.
할 일이 많아지면 뇌는 과부하 상태가 되어
- 우선순위를 혼동하고
- 중요한 걸 자꾸 잊어버린다.
그 결과, 늘 일에 쫓기는 기분이 든다.
머릿속 대신 눈으로 관리하라
내가 이 악순환을 끊은 방법은 단순하다.
모든 할 일을 머릿속에서 꺼내어 눈에 보이게 만든 것.
여기서 등장한 것이 바로 **트렐로(Trello)**다.
트렐로는 할 일과 아이디어, 프로젝트를 한눈에 정리해 주는 시각화 도구다.
트렐로 덕분에 내 삶은 훨씬 가벼워졌다.
2. 트렐로의 핵심 구조 – 보드, 리스트, 카드
트렐로를 처음 접하면 많은 사람이 말한다.
“이거 그냥 메모장이잖아요?”
하지만 트렐로는 단순한 메모장이 아니다.
그건 당신의 두 번째 두뇌가 될 수 있는 도구다.
트렐로의 3대 구성요소
트렐로의 구조는 심플하다.
- 보드(Board) → 하나의 프로젝트나 영역
- 리스트(List) → 일의 단계 구분
- 카드(Card) → 구체적 작업 단위
이 세 가지로 어떤 프로젝트도 관리할 수 있다.
보드(Board)
보드는 큰 틀의 프로젝트를 뜻한다.
예시:
- 블로그 운영
- 직장 업무 관리
- 개인 생활 관리
- 여행 계획
각 보드마다 독립적으로 관리가 가능하다.
나는 블로그 운영 보드 하나로
- 아이디어 정리
- 진행 중인 글
- 발행 완료 글
을 구분해 관리한다.
리스트(List)
리스트는 작업의 흐름을 구분한다.
가장 흔한 구조가 바로 칸반(Kanban) 방식이다.
- To Do (해야 할 일)
- Doing (진행 중)
- Done (완료됨)
이 리스트만 만들어도 머릿속이 정리된다.
카드(Card)
카드는 실제 작업 단위다.
예를 들어, “6월 블로그 글 아이디어” 같은 카드 하나에
- 마감일
- 체크리스트
- 담당자
- 파일 첨부
- 댓글
등을 기록할 수 있다.
이 카드가 트렐로의 가장 강력한 기능이다.
시각화의 힘
트렐로의 가장 큰 장점은 눈으로 일의 전부를 파악할 수 있다는 점이다.
한눈에 프로젝트 전체 상황을 볼 수 있으니,
- 우선순위 설정
- 업무 진행 속도 관리
가 훨씬 수월하다.
3. 트렐로 실전 활용 노하우 – 일 잘하는 사람들의 비법
트렐로를 잘 쓰려면 몇 가지 노하우가 필요하다.
나는 아래 방식을 통해 매일 업무 효율을 극대화한다.
① To Do, Doing, Done부터 시작하라
처음 트렐로를 시작할 땐 너무 복잡하게 만들 필요 없다.
가장 기본인 3개의 리스트로 충분하다.
- To Do (해야 할 일)
- Doing (진행 중)
- Done (완료됨)
이 구조만으로도
- 오늘 할 일
- 현재 진행 상황
- 끝난 일
을 명확히 구분할 수 있다.
② 드래그 앤 드롭의 쾌감
트렐로는 카드 이동이 정말 쉽다.
카드를 끌어다 놓으면
- To Do → Doing
- Doing → Done
이렇게 진행 상황이 실시간으로 업데이트된다.
카드를 이동시키며 성취감을 느끼는 것이 트렐로의 큰 매력이다.
③ 마감일과 라벨을 활용하라
트렐로는 마감일 설정 기능이 있다.
- 다가오면 알림이 뜬다.
- 늦으면 빨간색으로 표시된다.
또 라벨(Label) 로 작업 분류도 쉽다.
- 빨강 : 긴급
- 노랑 : 이번 주 중요
- 파랑 : 참고 자료
라벨 덕분에 색깔만 봐도 우선순위가 한눈에 보인다.
④ 파워업(Power-Up)을 활용하라
트렐로의 숨겨진 강력함은 파워업(Power-Up) 이다.
예시:
- 캘린더 뷰 → 한 달 일정 한눈에 확인
- 구글 드라이브 연동 → 파일 첨부
- Butler → 자동화
나는 Butler를 활용해
- 카드가 Done으로 이동하면 자동 알림
- 매주 월요일 새로운 To Do 생성
같은 자동화를 구축했다.
이 덕분에 반복 작업에서 완전히 해방됐다.
⑤ 팀 협업의 끝판왕
트렐로는 팀 협업에 정말 강하다.
- 보드 공유
- 카드 담당자 지정
- 카드 내 댓글로 의견 교환
- 파일 첨부
이 모든 걸 한 카드 안에서 해결하니 자료가 흩어질 일이 없다.
4. 트렐로가 바꿔놓은 나의 일상 – “일잘러”로 가는 길
트렐로를 쓰고 나서 내 일상은 단순히 ‘업무 관리’ 차원이 아니라 삶 자체가 달라졌다.
머릿속이 비워져야 비로소 여유가 생긴다
예전엔 모든 할 일을 머릿속에 저장하고 다녔다.
그 무게는 생각보다 컸다.
어디 가나
- “아, 이거 안 한 거 있었는데…”
- “언제까지였더라?”
하는 불안이 늘 따라붙었다.
이제는 할 일을 전부 트렐로에 기록해두고, 나는 카드만 옮기는 사람이 되었다.
머릿속이 가벼워지자 비로소 진짜 여유가 생겼다.
성취감이 눈에 보이는 순간
하루 끝나고 Done 리스트를 보면
- 쌓여 있는 카드들
- 완료 표시가 된 작업들
이 모든 게 내가 해낸 일의 증거다.
예전에는 “오늘 뭐했더라?” 하고 허탈할 때가 많았는데,
지금은 눈으로 확인되는 성취감 덕분에 자존감도 올라갔다.
그 작은 쾌감이 매일 나를 다시 움직이게 만든다.
협업 스트레스는 사라지고 신뢰가 남았다
트렐로 덕분에 팀 프로젝트도 훨씬 수월해졌다.
자료가 흩어질 일 없고,
누가 뭘 하고 있는지 한눈에 보인다.
메신저에서 파일 찾느라
“그 자료 어디 있지?”
하며 허둥대는 일도 없어졌다.
팀원들 간의 신뢰도 자연스럽게 높아졌다.
왜냐하면 모두가 같은 화면을 보고 같은 정보를 공유하니까.
나는 더 이상 “게으른 사람”이 아니다
트렐로를 쓰기 전까지 나는 늘
“나는 왜 이렇게 게으를까?”
하고 자책했다.
하지만 트렐로는 나를 바꿔놨다.
그저 간단히 카드를 정리하고 옮기는 습관 하나가
- 나를 ‘일 잘하는 사람’으로 만들고
- 내 시간을 통제할 수 있다는 자신감을 심어줬다.
트렐로는 단순한 앱이 아니다.
그건 눈에 보이는 두 번째 두뇌이자,
내가 더 나은 삶을 사는 데 필요한 가장 강력한 도구다.
트렐로를 처음 시작할 땐 복잡하게 생각할 필요 없다.
그저 To Do, Doing, Done 세 가지 리스트만 만들어보라.
그 작은 시도가
당신의 하루, 그리고 인생 전체를 바꿀 수 있다.